Переход на УПД с 1 января 2026 года: что нужно знать бизнесу

С 1 января 2026 года в России вступают в силу изменения в электронном документообороте, которые затронут компании, использующие электронные форматы первичных документов. Рассказываем, кого коснется переход на УПД, что изменится в работе и нужно ли предпринимать какие-то действия уже сейчас.

Что меняется с 2026 года

С начала 2026 года вступает в силу приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который отменяет использование устаревших электронных форматов документов в системах электронного документооборота (ЭДО).

Утрачивают силу приказы ФНС от 30.11.2015, которые утверждали электронные форматы:

• товарной накладной ТОРГ-12
• актов выполненных работ (оказанных услуг)

Единственным допустимым электронным форматом для передачи информации о передаче товаров, выполнении работ и оказании услуг через операторов ЭДО становится универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03, утвержденный приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Обязателен ли переход на УПД

Переход на УПД в 2026 году обязателен только для тех компаний, которые сейчас используют электронные форматы ТОРГ-12 и актов в ЭДО по форматам, утвержденным приказами ФНС от 30.11.2015.

Как подчеркивает ФНС: «Изменения коснутся только тех, кто сейчас принимает и отправляет товарные накладные и акты по форматам, которые будут отменены».

Если ваша компания работает с бумажными документами или использует PDF-файлы без квалифицированной электронной подписи (КЭП), никаких изменений для вас не будет.

Что происходит с бумажными документами

Важно понимать: отмена касается только электронных форматов в ЭДО, а не бумажных документов.

Остаются в полной силе:

• Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132 (бумажная форма ТОРГ-12)
• Постановление Госкомстата от 11.11.1999 № 100 (бумажные акты выполненных работ)

Продолжают использоваться без ограничений:

• Бумажные товарные накладные
• Бумажные акты выполненных работ
• Бумажные счета-фактуры
• Скан-копии документов в формате PDF без КЭП

То есть если вы работаете с бумагой, отправляете сканы документов по электронной почте или используете PDF-файлы без электронной подписи — ничего менять не нужно. Вы можете продолжать работать в привычном режиме.

Кому нужно готовиться к переходу на УПД в ЭДО

Изменения затронут организации, которые:

• Отправляют через операторов ЭДО электронные ТОРГ-12 в формате XML
• Передают через ЭДО электронные акты выполненных работ (услуг) в формате XML
• Используют форматы, утвержденные приказами ФНС от 30.11.2015

С 1 января 2026 года отправить эти документы в старых форматах через ЭДО будет невозможно. Вместо них необходимо использовать УПД формата 5.03.

Как оформить переход на УПД

Сам переход на УПД не требует специального оформления в налоговой службе. Однако важно согласовать изменения с вашими контрагентами.

Рекомендуемые шаги:

1. Направьте контрагентам уведомление о переходе на УПД. Письмо-уведомление должно содержать информацию о том, что с определенной даты (не позднее 1 января 2026 года) ваша компания переходит на использование УПД в электронном виде.
2. Обновите договоры при необходимости. Проверьте условия действующих договоров: если в них прописаны конкретные формы документов (ТОРГ-12, акты по унифицированным формам), может потребоваться дополнительное соглашение о переходе на УПД. Обязательно ли дополнительное соглашение — зависит от формулировок в вашем договоре. Если договор допускает использование любых первичных документов, оформленных по требованиям законодательства, допсоглашение не требуется.
3. Настройте учетную систему. Убедитесь, что ваша учетная программа и оператор ЭДО поддерживают формирование и обработку УПД формата 5.03.
4. Обучите сотрудников. Проинформируйте бухгалтерию и ответственных за ЭДО специалистов о предстоящих изменениях.

Образец уведомления о переходе на УПД

Информационное письмо контрагентам может выглядеть так:

Уважаемые партнеры!

Сообщаем, что с 1 января 2026 года наша компания переходит на использование универсального передаточного документа (УПД) формата 5.03 в электронном документообороте.

Данное изменение связано со вступлением в силу приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который отменяет использование электронных форматов ТОРГ-12 и актов, утвержденных приказами ФНС от 30.11.2015.

Просим подтвердить готовность вашей организации к приему УПД в электронном виде через систему ЭДО. При необходимости готовы обсудить условия перехода и подписать дополнительное соглашение к действующему договору.

Нужно ли уведомлять контрагентов о переходе на УПД

Законодательство не содержит прямого требования об обязательном уведомлении контрагентов. Однако направление информационного письма о переходе на УПД — разумная деловая практика, которая позволит:

• Избежать недопонимания с партнерами
• Заранее выявить технические сложности у контрагентов
• Согласовать сроки перехода
• При необходимости оформить изменения в договорах

Лучше направить уведомление заблаговременно, чтобы у всех участников документооборота было время на подготовку.

Приказ ФНС о переходе на УПД: основные положения

Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ устанавливает, что:

• С 1 января 2026 года прекращается действие форматов ТОРГ-12 и актов, утвержденных приказами от 30.11.2015
• Для электронного обмена первичными документами через ЭДО используется УПД формата 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@)
• Изменения касаются только электронных документов в системах ЭДО
• Бумажные формы документов сохраняют свою силу

Что важно запомнить

1. Переход обязателен только для ЭДО. Если вы используете электронные ТОРГ-12 или акты через операторов ЭДО — готовьтесь к переходу на УПД.
2. Бумага остается. Бумажные документы и PDF-файлы без КЭП можно использовать без ограничений и после 1 января 2026 года.
3. Срок перехода — до 1 января 2026 года. У компаний есть время на подготовку: настройку систем, обучение персонала, информирование контрагентов.
4. УПД заменяет сразу несколько документов. Универсальный передаточный документ может одновременно выполнять функции товарной накладной, акта и счета-фактуры, что упрощает документооборот.
5. Согласуйте переход с партнерами. Направьте письмо-уведомление контрагентам и убедитесь, что их системы готовы принимать УПД.

Переход на УПД с 2026 года — это шаг к унификации электронного документооборота, который в перспективе должен упростить взаимодействие между компаниями и снизить количество форматов документов в обращении.